Ini untuk mencatat pembayaran pada kreditur, mencatat pelunasan keseluruhan/sebagian faktur atau nota debet, dan mencetak bukti pembayaran.
Membuat Pembayaran Hutang (A/P Payment)
Pilih menu A/P > A/P Payment, klik pada Create A New A/P Payment
(atau pilih menu G/L > Cash Book, klik Create a New Cash Transaction, klik New A/P Payment)
Bagian Header
Creditor: masukkan nomor/huruf awal, ATAU klik pada tombol drop down arrow (panah ke bawah), ATAU klik tombol Cari untuk menetapkan / memilih nomor kreditur.
Description: ini disebut deskripsi dokumen, dan akan terisi otomatis dengan deskripsi terakhir yang pernah dipakai.
Official Receipt No: <<new>> artinya mengikuti penomoran otomatis yang diatur lewat menu Document Numbering Format Maintenance, nomor otomatis tersebut ditampilkan pada judul jendela. Anda juga dapat memasukkan nomor lain.
Date: tanggal komputer akan dipakai secara otomatis, Anda bisa mengubahnya.
Bagian Detail
Payment Method: metode pembayaran. Klik '+' untuk menambahkan baris baru bila ada lebih dari 1 metode pembayaran.
Cheque No.: nomor cek (jika ada).
Payment Amount: nilai pembayaran.
Bank Charge: nilai biaya bank.
Payment By: cara pembayaran.
Is RCHQ: centang ini bila cek dikembalikan/ditolak (gunakan pada mode Edit).
RCHQ Date: tanggal cek dikembalikan/ditolak.
Amount: nilai total pembayaran.
Unapplied Amount: menunjukkan nilai pembayaran yang belum dihubungkan dengan Faktur/Nota Debet. Bila pembayaran disimpan dengan kondisi masih ada unapplied amount, maka ketika anda membuat Receive Payment baru, akan muncul pesan yang menawarkan anda untuk menggunakan unapplied amount yang masih ada.
Bagian Pelunasan Tagihan / Nota Debet
Type: menunjukkan tipe transaksi; contoh: PB (A/P Invoice - Faktur A/P), PD (A/P Debit Note - Nota Debet A/P).
Date: tanggal Faktur atau Nota Debet
No.: nomor dokumen
Org.Amt.: nilai total tagihan pada dokumen
Outstanding: nilai tagihan yang belum lunas.
Discount Due: tanggal jatuh tempo untuk Early Payment Discount (diskon untuk pembayaran cepat); lihat Credit Term Maintenance.
With Dis.: untuk menunjukkan bahwa dokumen ini berhak untuk mendapat diskon; centang untuk memasukkan nilai diskon; Nota Kredit (Credit Note) akan dibuat.
Disc. Amount: masukkan nilai diskon (atau akan dihitung otomatis berdasarkan konfigurasi Early Payment Discount pada ketentuan kredit); nilai yang belum lunas secara otomatis akan disesuaikan.
Pay: nilai pelunasan. Klik pada judul kolom untuk mengisi nilai pelunasan secara otomatis.
After save, proceed with new payment: Jika ini dicentang, sebuah layar transaksi baru akan disiapkan setelah anda klik Save; Jika tidak dicentang, maka layar transaksi akan ditutup setelah anda klik Save.
(Anda dapat pilih menu Edit untuk copy/paste seluruh dokumen atau detail yang sedang disorot ke clipboard; anda dapat juga menyimpan ke dalam folder K.I.V)
(Anda dapat pilih menu Copy Payment untuk menyalin dari/ke entri Payment baru)
(Anda dapat pilih View > View Posting Details untuk melihat rincian posting jurnal akuntansi yang akan dibuat.)
(lihat juga Fungsi Umum Pada Transaksi)
Klik Preview (atau Save & Preview)
Cek Mundur (Post-Dated Cheque)
Ketika cek yang diterima adalah cek mundur (tanggal penarikannya pada masa yang akan datang), masukkan tanggal pada cek sebagai tanggal dokumen, kemudian gunakan untuk mencatat pelunasan faktur / nota debet.
Laporan kreditur (Creditor Statement) akan mengakui pelunasan bila cek tersebut sudah jatuh tempo. Bila cek belum jatuh tempo, informasi tentang cek tersebut akan ditampilkan di bagian Payment PDC pada laporan.
Print A/P Payment Listing (Cetak Daftar Pembayaran Hutang)
_____________________________________________________________
Berikan umpan balik mengenai topik ini ke AutoCount. peter@autocountSoft.com
© 2010 Auto Count Sdn Bhd - Peter Tan. All rights reserved.