Desain dan tata letak pada layar transaksi hampir sama semua, sesuai dengan fungsi umumnya akan terlihat femiliar semakin sering anda menggunakannya. Seperti ambil contoh Invoice :
Dari layar utama tab Customer, klik pada teks 'Invoice' untuk menampilkan daftar record Invoice,
(atau bisa juga lewat menu Sales > Invoice)
Fungsi Umum
Filter Kolom
Klik pada sembarang judul kolom, kemudian klik pada icon kecil kanan atas, untuk memfilter kolom ini.
Fungsi-fungsi Kolom
Klik kanan pada judul kolom, anda akan memilik banyak pilihan sehubungan dengan kolom:
Sort Ascending : Pengurutan untuk kolom yang terpilih, Anda diperbolehkan juga klik tombol Ascending pada judul kolom.
Sort Descending : Pengurutan untuk kolom yang terpilih, Anda diperbolehkan juga klik tombol Descending pada judul kolom.
Clear Sorting : Menghilangkan pengurutan pada kolom terpilih.
Group By This Column : Ini akan ditempatkan pada judul kolom kedalam group bar (warna biru gelap diatas judul kolom), efeknya sama seperti menarik judul kolom ke group bar.
Group By Box : Ini untuk memunculkan atau menampilkan “group bar”
Column Chooser : Untuk menampilkan daftar judul kolom yang tersedia, jadi anda dapat tarik dan menambahkan kolom ke dalam judul kolom. Untuk membuang sebuah kolom, tarik dan pindahkan judul kolom ke bawah, kemudian lepaskan mouse ketika ada simbol silang yang muncul.
Best Fit: Untuk mengatur lebar kolom secara otomatis.
Best Fit (All Columns): Untuk mengatur lebar kolom secara otomatis untuk semua kolom.
Clear Filter: Untuk membersihkan filter (jika ada)
Filter Editor: Untuk mengatur filter menggunakan “filter building”.
Auto Width: Untuk mengatur lebar kolom secara otomatis sesuai ukuran jendela.
Auto Filter: Untuk mengatur filter secara otomatis.
Expand All: Untuk merinci semua record.
Collapse All: Untuk meringkas semua record.
Set Column Caption: Untuk mengganti judul kolom header.
Load Grid Layout : untuk memilih layout dari daftar tata letak grid yang telah di simpan sebelumnya.
Reset Grid Layout : untuk mengembalikan tata letak grid dari standar sistem (default)
Save Grid Layout : untuk memberi nama dan menyimpan tata letak grid, anda diperbolehkan untuk membuatnya menjadi layout default.
Layout Manager: untuk mengatur default layout, menghapus layout, dan menetapkan layout untuk masing-masing user.
Export to Excel/HTML/Text/XML : untuk mentransfer isi grid ke format file Excel/HTMLText/XML.
Print Grid : untuk mencetak langsung isi dari grid.
Membuat Baru / Edit / Melihat Record (Document / Transaction)
Menu Bar - Edit
Klik pada menu Edit, anda boleh copy/paste semua dokumen saja atau hanya detail ke / dari clipboard. Untuk contoh, pilih menu Sales > Cash Sale, pilih sebuah dokumen, klik pada “Copy Whole Document To Clipboard” lalu create sebuah invoice baru dan klik pada “Paste Whole Document From Clipboard”.
Copy as Tab Delimited Text To Clipboard : copy ini memperbolehkan anda untuk paste ke dalam Excel worksheet.
Edit MRU Items : untuk edit/delete historis deskripsi (yang telah diketik sebelumnya). MRU = Most Recently Used (yang paling sering digunakan).
Undo Master : untuk membatalkan (kembali satu langkah sebelumnya) pada bagian master.
Apply Address : untuk memilih antara billing address dan delivery address.
Post To GL/Stock ? : untuk menetapkan post atau tidak post pada saat menyimpan dokumen atau transaksi. Terkait juga dengan User Access Rights setting, Option > Invoice > Document Control 2 dan Tools > System Option Policy.
Save in K.I.V Folder : Penyimpanan transaksi yang tidak rampung atau sementara pada folder K.I.V (bisa di panggil kembali pada Tools > Open K.I.V Folder). Folder K.I.V digunakan juga pada fungsi Auto-Save, lihat Tools > Current Users Setting. Bila ada dokumen yang disimpan pada K.I.V Folder, pesan peringatan akan muncul saat login pada account book tersebut.
Menu Bar - Copy Invoice
Anda bisa juga meng-copy dari transaksi lain atau meng-copy untuk sebuah transaksi baru.
Menu Bar - Transfer Document
Klik Transfer Document untuk mentransfer transaksi dari dokumen yang berhubungan (transfer semua dokumen atau transfer sebagian item). Anda juga bisa melihat status transfer dari dokumen ini.
Transfer bisa salah satu dari Full Document Transfer atau Partial Item Transfer, seperti contoh, klik pada Create A New Invoice, pilih Debtor, klik pada Transfer Document > Transfer From Quotation.
Full Document Transfer, klik pada tab ini, akan tersedia terdaftar dokumen yang bisa ditransfer, anda diminta untuk centang dokumen yang akan ditransfer. Ada 3 pilihan full transfer:
Copy Full Details : transfer semua detail ke invoice
One Document Into One Item : potongan semua detail dari masing-masing dokumen (pada kasus ini: masing-masing quotation) akan ditampilkan sebagai satu item (satu baris untuk masing-masing dokumen) pada invoice detail; nomor quotation akan ditampilkan sebagai item Description pada invoice.
All Document Into One Item : potongan semua detail dari dokumen yang dipilih (pada kasus ini: semua quotation) akan ditampilkan sebagai satu item (one baris) pada invoice detail; nomor quotation akan ditampilkan pada kolom Further Description dalam invoice detail.
Partial Item Transfer: klik tab ini, akan terlampir outstanding item yang tersedia, anda boleh mencentang baris item dan mengisi quantity untuk di transfer.
Check All : untuk memilih semua baris item.
Uncheck All : untuk menghilangkan centang yang telah dipilih pada baris item
Filter On This Debtor : sorot kode debtor dari sembarang baris item, klik tombol ini untuk memfilter dan menampilkan daftar baris item dengan debtor yang sama.
Filter On This Doc No. : Sorot nomor dokumen dari sembarang baris item, klik tombol ini untuk memfilter dan menampilkan daftar baris item dengan nomor dokumen yang sama.
Transfer Document Information : untuk copy semua informasi seperti More Header, External Link, Note,.... dari dokumen sumber.
Menu Bar - Payment
Untuk invoice yang sudah disimpan, anda boleh langsung memasukan pembayaran disini. (fitur ini tersedia untuk Sales Invoice dan Purchase Invoice saja).
Menu Bar - Tools
Refresh Account No : untuk refresh kode account G/L sesuai stock group atau default G/L posting
Profit Calculator : untuk kalkulasi margin keuntungan untuk masing-masing item transaksi
Change Unit Price : untuk mengganti harga satuan dengan otoritas password (harus ada hak akses); fitur ini digunakan ketika field 'Unit Price' tidak dapat diubah (konfigurasi ada di Edit Column Lock pada Tools > Options > Invoicing > Customize Invoicing)
Data Entry By Past Sales Records : untuk menampilkan dan menggunakan record dari item transaksi sebelumnya untuk customer tersebut. (lihat Data Entry by Past Records)
Menu Bar - Others (mulai versi 1.3.5.08 ke atas)
Load Data Option: untuk membatasi rentang hari ketika melakukan loading data, sehingga loading bisa lebih cepat. Lihat 13508 Load Data Option untuk penjelasan lebih detail.
Post To G/L: untuk memposting beberapa dokumen sekaligus. Lihat 13508 Post To G/L For Several Documents untuk penjelasan lebih detail.
Functional Buttons
Untuk menambahkan atau menyisipkan baris detail (tombol Insert)
Untuk menyisipkan baris detail sebelum baris di sorot (Ctrl + Insert)
Untuk menghapus baris yang disorot (Ctrl + Delete)
Untuk memindahkan baris yang di sorot ke atas / bawah. (Alt + Shift + Up/Down)
Untuk membatalkan (Ctrl + Z)
Untuk memilih semua baris detail (Ctrl + Alt + A), sehingga bisa dihapus atau dimodifikasi serempak (gunakan Range Set)
Range set (F12)... sebuah window akan muncul. Ini biasanya digunakan untuk melakukan perubahan ke beberapa / semua baris detail sekaligus.
untuk menambahkan baris subtotal.
untuk menambahkan baris discount, dan mendefinisikan grup diskon dengan persentase atau nilai.
to memunculkan layar pencarian (F9)
Ketik kata kunci, pilih kriteria pencarian, klik pada Search. Dari hasil pencarian, centang checkboxes untuk memilih item-item yang akan dimasukan dalam dokumen, kemudian klik OK.
Google like search: Ini membuat pencarian bisa dilakukan dengan operator AND dan OR.
Klik pada tombol ini akan menampilkan informasi (di bagian bawah) yang berhubungan dengan item yang sedang disorot, seperti history harga, posisi stok, ...
More Header : untuk menyediakan tambahan informasi sehubungan dengan dokumen tersebut.
External Link : untuk menambahkan link referensi pada file lain, seperti file dokumen excel, word, image.
Notes : Untuk memasukan catatan tambahan
Cancel Document
Klik pada View, amati tombol pada bagian bawah, selain Preview, Edit dan Delete, disini anda diperbolehkan untuk membatalkan dokumen. Dokumen yang telah di-cancel bisa dikembalikan dengan “Un-cancelled”.
For G/L, A/R and A/P Transaction
Pada layar Create New / Edit transaction, klik View, anda bisa pilih View Posting Details (menampilkan jurnal) dari dokumen yang dipilih.
Drag and Paste
Anda bisa klik area header dari dokumen Sales/Purchase, dan drag (untuk copy-paste) ke window dokumen Sales/Purchase baru yang masih kosong.
_____________________________________________________________
Berikan umpan balik mengenai topik ini ke AutoCount. peter@autocountSoft.com
© 2010 Auto Count Sdn Bhd - Peter Tan. All rights reserved.