Ini untuk memelihara akun debitur (pihak di mana kita memiliki piutang).
Pilih menu A/R > Debtor Maintenance
Daftar debitur akan ditampilkan:
(untuk penjelasan fungsi umum pada layar ini, lihat Fungsi Umum Pada Transaksi)..
Klik Create a New Debtor untuk membuat debitur baru,
Control Account: pilih akun kontrol untuk debitur ini
Debtor Type: pilih tipe debitur (untuk keperluan laporan). Pilihan tipe debitur dapat diatur dari General Maintenance > Debtor Type Maintenance
Company Name: nama perusahaan debitur
Registration No.: nomor registrasi perusahaan debitur
Debtor Account: anda dapat memasukkan nomor akun debitur; ATAU klik tanda '+' untuk menghasilkan nomor akun secara otomatis; format nomor akun ditentukan lewat menu Tools > Options > General > Account Code Format.
Active: aktif artinya kita bisa melakukan transaksi dengan debitur ini.
Group Company: jika ini dicentang, artinya akun debitur ini adalah akun control untuk grup perusahaan; akun ini bisa dipilih sebagai akun kontrol untuk debitur lainnya. Akun ini akan dianggap sebagai akun grup / akun induk dan tidak dapat dipakai untuk transaksi.
Contoh: 300/0000 Debtor Control Account (Akun Kontrol Debitur)
300/GABB General Trading Berhad (ditandai sebagai Group Company, akun kontrolnya adalah 300/0000)
300/GAB1 General Marketing S/B (akun kontrolnya adalah 300/GABB)
300/GAB2 General Production S/B (akun kontrolnya adalah 300/GABB)
300/N00A Normal debtor account A (tidak ditandai sebagai Group Company, akun kontrolnya adalah 300/0000)
300/N00B Normal debtor account B (tidak ditandai sebagai Group Company, akun kontrolnya adalah 300/0000)
Faktur akan dihubungkan ke akun anak, anda dapat melihat laporan rincian akun anak beserta akun grup; akun grup akan ditampilkan sebagai akun induk di laporan neraca.
Grup perusahaan di sini tidak sama dengan branch (cabang) perusahaan (cabang hanya untuk menunjukkan alamat pengiriman yang berbeda-beda)
General tab
Billing Address: alamat tujuan penagihan
Delivery Address: alamat tujuan pengiriman
Area: tentukan area (untuk keperluan laporan). Pilihan Area diatur lewat menu General Maintenance > Area Maintenance
Email Address: alamat email digunakan untuk pelaporan ke debitur (pengiriman email disertai dengan lampiran file PDF)
Website: alamat website debitur (jika ada)
Attention: nama contact person yang dituju
Business Nature: jenis usaha debitur
Agent: tentukan agen penjualan (untuk keperluan laporan). Pilihan agen diatur lewat menu General Maintenance > Sales Agent Maintenance
Currency: mata uang (jika modul Multi Currency diaktifkan). Pilihan mata uang diatur lewat menu General Maintenance > Currency Maintenance
Statement Type: Pilih Open Item (setiap transaksi yang belum lunas akan ditampilkan pada laporan), Balance Forward (hanya nilai total saldo belum lunas yang akan ditampilkan pada laporan), atau No Statement (laporan tidak akan diterbitkan untuk pelanggan). Jika Open Item yang dipilih, anda masih dapat mengubah menjadi Balance Forward ketika transaksi penagihan.
Aging on: Pada laporan umur piutang, tentukan apakah piutang akan ditampilkan menurut tanggal dikeluarkannya tagihan (Invoice Date) atau tanggal jatuh tempo tagihan (Due Date) .
Contoh: Invoice date (tanggal tagihan) adalah 1 Juli dan jatuh temponya 30 hari. Bila memilih Aging On Invoice Date, maka nilai piutang akan ditampilkan pada bulan Juli; sedangkan bila memilih Aging on Due Date, nilai piutang akan ditampilkan pada bulan Agustus (sesuai tanggal jatuh tempo tagihan)
Credit Term: tentukan jangka waktu kredit. Pilihan credit term (jangka waktu kredit) diatur di menu General Maintenance > Credit Term Maintenance
Credit Control: untuk mengatur kebijakan kontrol kredit, apakah akan memblokir, menangguhkan, atau meminta password ketika batasan kredit telah terlewati.
Credit Limit: batasan maksimum nilai kredit.
Credit Term's Overdue Limit: batasan maksimum melewati tanggal jatuh tempo.
Credit Control: pilih apakah kebijakan kontrol kredit ini berlaku untuk semua dokumen (All Documents) atau untuk dokumen tertentu saja, seperti: Quotation (Penawaran), Sales Order (Order Penjualan), Delivery Order (Surat Jalan), Invoice/Debit Note (Faktur / Nota Debet), Cash Sales (Penjualan Tunai).
All Disabled: berarti tidak akan ada kontrol kredit.
Controlled by Credit Term: untuk mengatur kebijakan bila debitur ini melebihi batas nilai kredit atau batas jatuh tempo.
No Block: pesan peringatan akan ditampilkan, tetapi transaksi tetap bisa diproses / disimpan.
Block: pesan peringatan akan ditampilkan, dan transaksi tidak dapat disimpan.
Need Password: pesan peringatan akan ditampilkan, untuk melanjutkan perlu password user yang memiliki hak otorisasi.
Suspend: untuk menangguhkan debitur ini, semua penerbitan dokumen transaksi berikutnya akan ditangguhkan. Anda dapat memasukkan alasan penangguhan.
Untuk pengaturan lebih lanjut mengenai kontrol batasan kredit, lihat topik User Maintenance (pada bagian Credit Control)
Catatan: cara lebih cepat untuk mengatur kontrol kredit untuk beberapa/semua debitur adalah dengan menggunakan Find Debtor (pada layar Debtor Maintenance), cari dan centang debitur, kemudian klik pada tombol Credit Control.
Contact tab
Klik tombol '+' untuk menambahkan record contact person baru.
Include in contact info: centang bila record ini akan dimasukkan dalam Contact Info yang dicantumkan pada laporan.
Generate Contact Info: untuk menyusun informasi Contact Info yang akan dicantumkan pada laporan, berdasarkan tanda centang Include in contact info yang ada di masing-masing record
Branches tab
Klik tombol '+' untuk menambah cabang baru.
Masukkan alamat dan informasi lainnya.
Anda dapat memilih cabang pada saat entri transaksi yang melibatkan alamat pengiriman. (Contoh: Delivery Order > More Header tab)
Others tab
Sales Tax Exemption No.: jika debitur ini dibebaskan dari pajak penjualan, masukkan nomor pembebasannya.
Expiry Date: tanggal kedaluarsa pembebasan pajak penjualan
Discount Percent: diskon (dalam persentase) untuk debitur ini, ini untuk digunakan dengan Footer Maintenance.
GST: masukkan tipe pajak untuk debitur ini. Tipe pajak diatur dari General Maintenance > Tax Type Maintenance (hanya bila GST diaktifkan melalui menu Tools > Options > General > Goods and Service Tax)
Price Category: tentukan kategori harga untuk debitur ini. Kategori harga diatur dari General Maintenance > Price Category Maintenance
Account Group: tentukan grup akun untuk debitur ini. Grup akun diatur dari General Maintenance > Posting Account Group Maintenance
External Link: klik tombol '+' untuk membuat tautan (link) ke file eksternal yang berkaitan dengan debitur ini.
Note tab
Catatan yang dimasukkan di sini dapat disalin ke dokumen transaksi yang melibatkan debitur ini .
(lihat Tools > Option > Invoicing > Document Transfer, pada opsi 
).
Tambahkan Debitur Baru di Layar Transaksi
Ketika sedang berada pada layar transaksi (yang memiliki field debitur), anda dapat klik New untuk menambahkan debitur baru.
Print Debtor Listing (Cetak Daftar Debitur)
_____________________________________________________________
Berikan umpan balik mengenai topik ini ke AutoCount. peter@autocountSoft.com
© 2010 Auto Count Sdn Bhd - Peter Tan. All rights reserved.