Ini adalah tempat anda memelihara data pengguna (user)/kelompok pengguna (user group), serta mengatur password dan hak akses mereka.
Pilih menu General Maintenance > User Maintenance
User Maintenance
Pada panel kiri, klik pada User & Group, kemudian klik pada icon User.
User standar yang sudah ada hanya ADMIN, yang masuk pada User Group ADMINS. User ini memiliki akses penuh ke semua menu, form, dan fungsi-fungsi program.
Jika Anda adalah satu-satunya pengguna software ini, tidak perlu untuk menambahkan user yang lain.
Filter By Sales/Purchase Agent: checkbox ini akan dicentang secara otomatis bila kontrol pada halaman Document Control By Agent diaktifkan.
Untuk menambah user baru, klik pada Add New User,
User Login ID: masukkan User Id (tidak lebih dari 10 karakter) untuk login ke AutoCount.
User Name: masukkan nama user.
Department: masukkan departemen tempat user bekerja.
Active: Ini untuk menandai user masih aktif/tidak. Bila tidak dicentang, biasanya berarti user tersebut sudah tidak ada lagi dalam perusahaan (tidak aktif).
General page
Password: masukkan password user. Panjang password minimal 4 karakter.
(ketentuan panjang dan kekuatan password dapat diatur dari menu Tools > Options > General > Security Policy)
Confirm Password: masukkan ulang password. Sistem akan mengeluarkan pesan kesalahan bila isinya tidak sama dengan password.
Password Age: tentukan apakah 'Password tidak bisa kedaluarsa' atau 'Password akan kedaluarsa setelah _ hari'.
Email Address: masukkan alamat email
Signature: klik kanan untuk memasukkan bentuk tanda tangan yang telah discan dan disimpan dalam bentuk file gambar, seperti BMP, JPG, GIF, dll. Ini dapat dicetak pada dokumen yang memerlukan tanda tangan.
Halaman Document Control By Agent
(Menu ini hanya tersedia bila modul 'Filter By Salesman' diaktifkan pada menu Tools > Program Control > Module Setting.)
Filter by Sales/Purchase Agent: Ini akan memberi batasan pada dokumen dan laporan yang bisa diakses oleh user ini berdasarkan nama agen. Misalnya: Filter by Sales Agent: David dan Peter, maka user ini hanya bisa mengakses dokumen dan laporan yang menggunakan agen penjualan David dan Peter. Untuk menambah filter, centang checkbox 'Filter by Sales Agent', klik Maintain untuk memilih agen, kemudian Save. Batasan yang sama juga bisa dilakukan untuk agen pembelian melalui 'Filter By Purchase Agent'.
Halaman Group
Klik Add untuk menambahkan user ini ke dalam user group. User dapat berada pada lebih dari satu user group atau tidak berada pada gup manapun. Jika user termasuk dalam sebuah grup, kita dapat melakukan pengaturan hak akses berdasarkan user group dan/atau berdasarkan user.
Halaman Default Value (Nilai Standar)
Ini untuk menentukan lokasi, project, dan departemen standar yang digunakan user ini.
Credit Control page (versi 1.3.3.020 ke atas.)
Ini untuk menentukan persentase selisih kenaikan dari batasan kredit penjualan (sales credit limit) dan batasan jatuh tempo penjualan (sales overdue limit) yang bisa disetujui oleh user ini.
Untuk menggunakan ini, pergi ke menu Debtor Maintenance, pilih debitur, klik pada Credit Control. Pilih 'Controlled by credit term', dan pilih 'Need Password' di bagian 'If exceed credit limit'. Ini artinya penjualan kredit yang melebihi batasan, akan membutuhkan password dari user yang memiliki otoritas untuk melakukan persetujuan.
Contoh:
Sales Credit Limit Increment Percentage diisi 10% untuk user ini, dan credit limit untuk debitur C adalah RM 10,000.
User ini bisa mengeluarkan dan menyimpan faktur untuk nilai kredit maksimum RM 11,000 (RM 10,000 + 10%). Jika user ini mencoba menyimpan faktur yang nilai kreditnya > RM 11,000, maka layar seperti ini akan ditampilkan:
Nilai kredit sebesar RM 11,320 telah melebihi batasan RM 11,000.
Faktur ini memerlukan persetujuan user yang memiliki nilai Credit Limit Increment Percentage lebih tinggi (dengan cara memasukkan password dan user ID). Jika tidak ada persetujuan, faktur ini tidak bisa disimpan.
Jika user ID yang dimasukkan ternyata tidak memiliki otoritas untuk melakukan persetujuan melebihi batasan kredit, maka pesan berikut ini akan ditampilkan:
Cara memberi otoritas pada user untuk menyetujui kredit sebesar apapun (tanpa ada batasan), maka pergi ke menu General Maintenance > User Maintenance,
- klik Access Rights
- lihat pada bagian System > Credit Control
- berikan akses berikut ini:
Can Approve Sales Document Credit Limit Control (dapat menyetujui penjualan melebihi batasan nilai kredit)
Can Approve Sales Document Overdue Limit Control (dapat menyetujui penjualan melebihi batasan jatuh tempo kredit)
Can Approve Purchase Document Credit Limit Control (dapat menyetujui pembelian melebihi batasan nilai kredit)
Can Approve Purchase Document Overdue Limit Control (dapat menyetujui pembelian melebihi batasan jatuh tempo kredit)
Klik Save untuk menyimpan user baru.
User Group Maintenance
Klik icon User Group.
Secara standar, sistem akan membuat 7 user group yang paling sering dipakai. Anda dapat menambah, mengubah, atau menghapus dengan menggunakan tombol Add, Edit, Remove yang tersedia.
_____________________________________________________________
Berikan umpan balik mengenai topik ini ke AutoCount. peter@autocountSoft.com
© 2010 Auto Count Sdn Bhd - Peter Tan. All rights reserved.