Ini adalah tempat untuk pemeliharaan (tambah, koreksi, hapus, dan cetak) bagan akun (chart of accounts).
Format Kode Akun
Sebelumnya, periksa (atau modifikasi, jika diperlukan) format kode akun pada Tools > Options > General > Account Code Format.
Catatan:
1. Anda dapat mengubah format kode akun kapan saja, namun kode rekening yang telah dibuat sebelumnya akan tetap.
2. Anda juga dapat menggunakan format bebas.
3. Dianjurkan untuk membuat struktur tabel akun dengan cara yang mudah untuk pencarian dan sesuai dengan kebutuhan pelaporan.
Show All Accounts (Tampilkan Semua Akun)
Secara mendasar checkbox ini dicentang untuk menampilkan seluruh akun pada grafik. Hapus centang pada kotak ini jika Anda hanya ingin melihat tipe akun yang dipilih:
Contoh Bagan Akun
Selama pembuatan account book baru (atau Pertama Kali Login), jika Anda telah memilih 'create sample Chart of Account', bagan akun akan ditampilkan dan Anda dapat mengubahnya. Tambahkan apa saja yang diperlukan dan hapus / edit akun yang tidak diinginkan.
Find (Mencari)
Masukkan sebuah kata / string / angka dan tekan Enter untuk menemukan dan menjelaskan, gunakan F3 untuk mencari berikutnya.
Digunakan untuk menciptakan sebuah akun buku besar yang bukan merupakan salah satu jenis akun khusus.
Untuk menambahkan akun normal yang baru, sorot tipe akun, kemudian klik pada tombol ini (New Normal Account).
Account Induk: secara default sistem akan memakai akun yang telah Anda sorot sebagai akun induk (bila akun tersebut tidak ada saldo). Jika tidak, sistem akan memakai tipe account sebagai account induknya.
Ini digunakan untuk mencatat aktiva tetap dan akumulasi penyusutan. Akun ini memerlukan perawatan khusus ketika membawa maju saldo pada akhir tahun fiskal, dan saldo akan digunakan dalam laporan Nilai Buku Bersih (Net Book Value Report).
Untuk membuat sepasang akun aktiva tetap (bersama-sama dengan akun akumulasi penyusutan nya), klik pada tombol Fixed Asset:
Simpan akun.
Pilih menu Others > Maintain Fixed Assets Links
Layar ini menampilkan hubungan (link) dari masing-masing akun aktiva tetap dan rekening akumulasi penyusutan masing-masing.
Anda bisa mengklik pada tanda '+' untuk menambahkan link.
Ini digunakan untuk memelihara akun:
1. bank accounts (dan metode pembayaran yang terkait)
2. cash accounts (dan metode pembayaran yang terkait)
3. deposit accounts (dan metode pembayaran yang terkait). * Deposits accounts diperlukan untuk entri AR/AP Deposit.
Setiap account bisa memiliki lebih dari satu metode pembayaran namun nama metode pembayaran harus unik. (Juga lihat Payment Method MaintenanceMetode Pemeliharaan Pembayaran)
Untuk membuat account khusus ini, klik tombol Bank, Cash, Deposit:
Select Parent Account: akun induk yang disorot (jika ada) akan ditampilkan, jenis account lain juga akan ditampilkan.
Account: memilih Bank, Kas atau account Deposit. Kemudian masukkan No Rekening, Keterangan, lalu pilih kategori arus kas.
Bank: contoh metode pembayaran: Cek, Kartu Kredit, Kartu Debit, Cash-In, Penarikan ATM, Direct Debit, TT ...
Cash: contoh metode pembayaran adalah: Kas, Kas Kecil, Floating Kas ...
Deposit: contoh metode pembayaran: Tunai, Dengan Cek, Dengan CCard ...
Under Account Type of... : Memilih aktiva lancar atau kewajiban lancar (hanya untuk deposito yang diterima).
Payment Method: metode pembayaran pertama akan otomatis terisi (dpt diubah), nama ini harus unik dan tidak terulang lagi.
Journal Type: memilih jenis jurnal metode pembayaran.
Bank Charge Account: pilih G/L untuk biaya rekening bank (jika ada biaya bank).
Bank Charge Rate %: dengan tingkat ini, jumlah biaya bank akan dihitung secara otomatis ketika metode pembayaran dipilih dalam Kas Penjualan / Pembelian dan Kas Penerimaan / Pembayaran.
Payment By: Masukkan kata seperti 'Kas', 'Cek', 'Kartu Kredit' ... yang akan dicetak pada voucher / penerimaan.
Overdraft Limit: Masukkan batas overdraft (penarikan melebihi saldo), jika ada. (Untuk referensi saja)
Payment Type: (versi 1.3.3.22 ke atas; sebelumnya field ini hanya ada di menu General Maintenance > Payment Method Maintenance)
Tentukan tipe pembayaran untuk metode pembayaran ini. Setting ini digunakan di Penjualan/Pembelian Tunai. (Pada Penjualan/Pembelian Tunai, ketika klik 'Cash', metode pembayaran untuk tipe 'Cash' akan muncul; ketika klik 'Credit Card', metode pembayaran untuk tipe 'Credit Card' akan muncul.
Merge Bank Charge Transaction in Bank Reconciliation: centang checkbox ini bila biaya bank akan ditambahkan / digabungkan dengan nilai penerimaan/pengeluaran dalam daftar rekonsiliasi bank. Bila tidak dicentang, biaya bank akan ditampilkan sebagai item yang terpisah.
Need to specify additional information such as cheque number or credit card number: pesan peringatan akan ditampilkan jika nomor cek / nomor kartu kredit belum dimasukkan, tetapi peringatan ini tidak mencegah Anda untuk tetap dapat menyimpan transaksi.
Payment Document Numbering Format: pilih format penomoran Voucher Pembayaran (Payment Voucher) yang telah Anda tentukan di General Maintenance > Document Numbering Format Maintenance.
Receipt Document Numbering Format: pilih format penomoran Penerimaan Resmi (Official Receipt) yang telah Anda tentukan di General Maintenance > Document Numbering Format Maintenance.
Anda bisa mengklik Add Payment Method (Tambah Metode Pembayaran ) untuk menambahkan metode pembayaran dalam account-nya.
* Anda mungkin ingin menetapkan Payment Type (Jenis Pembayaran) untuk setiap metode pembayaran di Payment Method Maintenance (Pemeliharaan Metode Pembayaran)
Ini digunakan untuk membuat akun kontrol Debitur. Anda dapat memiliki lebih dari 1 akun kontrol debitur, tetapi tidak semua rekening kontrol harus memiliki transaksi.
Ini digunakan untuk membuat akun kontrol Kreditur. Anda dapat memiliki lebih dari 1 akun kontrol kreditur, tetapi tidak semua rekening kontrol harus memiliki transaksi.
Ini digunakan untuk memelihara satu set akun saham (opening stock, closing stock, balance sheet stock). Anda dapat memelihara lebih dari satu set akun saham.
Pilih menu Others > Maintain Stock Value Links
Layar ini menampilkan hubungan (link) komponen akun saham.
Anda bisa mengklik pada tanda '+' untuk menambahkan link.
Ini digunakan untuk mencatat laba ditahan (Retained Earning) sehingga akumulasi laba (kecuali laba tahun ini) dapat ditampilkan.
Harus selalu hanya ada 1 akun spesial laba ditahan (Retained Earning).
Ini digunakan untuk koreksi keterangan dan informasi tentang akun, tetapi tidak bisa mengganti kode akun.
Untuk ganti kode account, pilih menu Tools > Change Code > Change Account Number
Untuk mengganti tipe akun (kategori) atau akun induk (parent account), lakukan drag and drop akun tersebut ke lokasi yang sesuai..
Ini digunakan untuk menghapus akun. Akun yang dapat dihapus adalah akun yang belum memiliki transaksi, belum memiliki saldo, tidak memiliki akun anak, dan tidak dijadikan referensi oleh apapun.
Ini digunakan untuk lihat / cetak bagan akun.
Klik Preview,
_____________________________________________________________
Berikan umpan balik mengenai topik ini ke AutoCount. peter@autocountSoft.com
© 2010 Auto Count Sdn Bhd - Peter Tan. All rights reserved.