Enter Opening Balance - Flow Chart
Memasukkan saldo awal pada buku besar diperlukan pada account book yang baru dibuat; kecuali AutoCount digunakan pada perusahaan baru yang belum memiliki saldo awal.
Ada 3 cara untuk menangani saldo awal, tergantung dari Tanggal Awal Aktual (Actual Data Start Date) dan bagaimana user ingin menangani saldo sebelum Actual Data Start Date bila tanggal tersebut tidak sama dengan Tanggal Awal Tahun Fiskal (Current Fiscal Year Start Date).
Catatan: Tanggal Awal Aktual adalah Tanggal awal di mana AutoCount mulai digunakan untuk mencatat transaksi.
Di bawah ini ada 3 skenario yang mungkin terjadi:
1. Actual Data Start Date = current Fiscal Year Start Date; Tanggal Awal Aktual sama dengan Tanggal Awal Tahun Fiskal; misalnya: AutoCount mulai digunakan untuk mencatat transaksi mulai 1 Januari 2009
2. Actual Data Start Date (01-07-2009) ≠ current Fiscal Year Start Date (01-01-2009), saldo penutupan saat 31-12-2008 (tanggal akhir tahun fiskal sebelumnya) diperlakukan sebagai saldo awal 01-01-2009, dan saldo MTD (Month-To-Date) antara Jan 2009 ~ June 2009 akan dimasukkan ke program AutoCount per bulan.
3. Actual Data Start Date (01-07-2009) ≠ current Fiscal Year Start Date (01-01-2009), saldo penutupan saat 30-06-2009 akan digunakan sebagai saldo awal 01-07-2009, dan akan dimasukkan sebagai saldo YTD (Year-To-Date) pada kolom Juni 2009 saja.
Perbedaan utama antara skenario 2 dan skenario 3 adalah:
- Skenario 2 akan membutuhkan waktu lebih lama karena user perlu memasukkan saldo MTD untuk masing-masing bulan mulai Fiscal Year Start Date sampai dengan sebelum Actual Data Start Date; sedangkan pada skenario 3, user hanya perlu memasukkan saldo YTD pada bulan sebelum Actual Data Start Date.
- Tetapi, skenario 2 dapat memberikan laporan perbandingan bulanan dalam tahun fiskal tersebut; sedangkan skenario 3 hanya dapat memberikan laporan perbandingan bulanan dimulai dari Actual Data Start Date.
Skenario 1: Actual Data Start Date (01-01-2009) = current Fiscal Year Start Date (01-01-2009)
Pilih menu Tools > Manage Fiscal Year
Actual Data Start Date diisi sama dengan Fiscal Year Start Date, yaitu 01-01-2009.
Pilih menu G/L > Opening Balance Maintenance
Masukkan saldo awal (yang merupakan saldo akhir pada 31-12-2008). Perhatikan bahwa hanya akun neraca (Balance Sheet Account) yang tersedia, karena akun Laba/Rugi (Profit/Loss Account) tidak ada saldo.
Catatan penting
(Pada contoh ini diasumsikan tidak ada saldo hutang/piutang pada kreditur dan debitur. Untuk memasukkan saldo hutang/piutang pada kreditur dan debitur, lihat penjelasan pada Bagaimana memasukkan saldo awal - AR/AP )
Pilih menu G/L > Stock Value Maintenance untuk memasukkan nilai saham
Pilih tahun fiskal sebelumnya (Fiscal Year 2008), perhatikan bahwa nilai penutupan saham Desember diisi dengan 20,000. Ini didapatkan dari nilai yang dimasukkan pada Opening Balance Maintenance.
Bila anda perlu mengubah nilai ini, lakukan lewat jendela Opening Balance Maintenance.
Ubah tahun ke tahun fiskal berjalan (Fiscal Year 2009), di sini anda dapat mengisi nilai penutupan saham untuk masing-masing bulan pada tahun fiskal berjalan.
Scenario 2: Actual Data Start Date (01-07-2009) ≠ current Fiscal Year Start Date (01-01-2009)
Saldo MTD untuk Jan ~ Jun 2009 akan dimasukkan per bulan
Tabel berikut ini menunjukkan saldo MTD/YTD sebelum Tanggal Mulai Aktual (Actual Data Start Date):
(angka '0' artinya tidak ada perubahan.)
Pilih menu Tools > Manage Fiscal Year
Tanggal Mulai Aktual (Actual Data Start Date) diisi 01-07-2009, sedangkan Tanggal Awal Tahun Fiskal (Fiscal Year Start Date) diisi dengan 01-01-2009.
Pilih menu Tools > Options
Pada bagian General > Application Settings, hilangkan centang opsi Balance B/F in the last month of Year-To-Date Balance.
Pilih menu G/L > Opening Balance Maintenance
Masukkan saldo awal pada tanggal awal tahun fiskal yaitu 01-01-2009 (yang merupakan saldo akhir 31-12-2008).
Catatan penting
(Pada contoh ini diasumsikan tidak ada saldo hutang/piutang pada kreditur dan debitur. Untuk memasukkan saldo hutang/piutang pada kreditur dan debitur, lihat penjelasan pada Bagaimana memasukkan saldo awal - AR/AP )
Pilih menu G/L > Year To Date Balance Maintenance
Masukkan saldo MTD pada masing-masing bulan dari January ~ June 2009.
Perhatikan tips berikut ini:
a. jangan memasukkan nilai saham; nilai saham dimasukkan melalui jendela Stock Value Maintenance.
b. jangan memasukkan nilai Laba Ditahan (Retained Earning); karena akan dihitung otomatis oleh sistem.
c. pada dasarnya, angka negatif (-) menunjukkan saldo kredit, angka positif (+) menunjukkan saldo debet.
Catatan:
untuk tipe akun yang saldo normalnya berada pada kredit (mis: kewajiban, penjualan, pendapatan, modal, akumulasi penyusutan, retur pembelian, dll), saldo MTD dengan angka negatif akan meningkatkan saldo YTD (karena angka negatif berarti kredit), dan saldo MTD dengan angka positif akan mengurangi saldo YTD.
untuk tipe akun yang saldo normalnya berada pada debet (mis: aktiva, beban, pembelian, retur penjualan, dll), saldo MTD dengan angka negatif akan mengurangi saldo YTD (karena angka negatif berarti kredit), dan saldo MTD dengan angka positif akan menambah saldo YTD.
Catatan penting
(Jangan memasukkan perubahan saldo hutang/piutang pada kreditur dan debitur. Untuk saldo kreditur/debitur, lihat penjelasan pada Bagaimana memasukkan saldo awal - AR/AP )
Pilih menu G/L > Stock Value Maintenance untuk memasukkan nilai saham,
Pilih tahun fiskal sebelumnya (Fiscal Year 2008), perhatikan bahwa nilai penutupan saham Desember diisi dengan 20,000. Ini didapatkan dari nilai yang dimasukkan pada Opening Balance Maintenance.
Bila anda perlu mengubah nilai ini, lakukan lewat jendela Opening Balance Maintenance.
Ubah tahun ke tahun fiskal berjalan (Fiscal Year 2009), di sini anda dapat mengisi nilai penutupan saham untuk masing-masing bulan pada tahun fiskal berjalan.
Pilih menu G/L > Profit and Loss Statement
Perhatikan laporan perbandingan bulanan.
Pilih tanggal / Date (30/06/2009), format laporan / Report Format (Months Comparison) dan jumlah bulan / Number of months (6)....
Klik Preview;
Pilih menu G/L > Balance Sheet Statement
Scenario 3: Actual Data Start Date (01-07-2009) ≠ current Fiscal Year Start Date (01-01-2009)
Total Saldo YTD untuk Jan ~ Jun 2009 akan dimasukkan sebagai saldo akhir Juni 2009
Tabel berikut ini menunjukkan saldo YTD per akhir Juni 2009, sebelum Tanggal Mulai Aktual (Actual Data Start Date):
Pilih menu Tools > Manage Fiscal Year
Tanggal Mulai Aktual (Actual Data Start Date) diisi 01-07-2009, sedangkan Tanggal Awal Tahun Fiskal (Fiscal Year Start Date) diisi dengan 01-01-2009.
Pilih menu Tools > Options
Pada bagian General > Application Settings, centang opsi Balance B/F in the last month of Year-To-Date Balance.
Pilih menu G/L > Opening Balance Maintenance
Jangan masukkan saldo di sini.
Pilih menu G/L > Year To Date Balance Maintenance
Masukkan saldo YTD pada kolom June 2009 saja.
Perhatikan catatan berikut ini:
a. masukkan saldo akhir neraca dan laporan laba rugi per tanggal 30 June 2009, termasuk nilai saham, kecuali Laba Ditahan / Retained Earning (lihat catatan b.)
b. untuk Laba Ditahan / Retained Earning, masukkan nilai pada akhir tahun fiskal sebelumnya (31 Desember 2008). Laba Ditahan untuk tahun fiskal berjalan akan dihitung secara otomatis oleh sistem..
c. angka negatif artinya saldo kredit, angka positif artinya saldo debet.
Catatan penting
(Saldo total hutang/piutang harus cocok dengan total saldo hutang/piutang pada masing-masing akun kreditur dan debitur. Untuk memasukkan saldo hutang/piutang pada kreditur dan debitur, lihat penjelasan pada Bagaimana memasukkan saldo awal - AR/AP )
Pilih menu G/L > Stock Value Maintenance
Pilih tahun fiskal sebelumnya (Fiscal Year 2008), perhatikan bahwa nilai penutupan saham Desember kosong. Jangan memasukkan nilai apapun di sini.
Pindahkan ke tahun fiskal berjalan (Fiscal Year 2009), Jangan masukkan nilai apapun pada bulan January ~ June 2009 (karena sudah dimasukkan pada Year-To-Date Balance Maintenance). Anda hanya boleh memasukkan nilai saham mulai Juli 2009 dan sesudahnya.
_____________________________________________________________
Berikan umpan balik mengenai topik ini ke AutoCount. peter@autocountSoft.com
© 2010 Auto Count Sdn Bhd - Peter Tan. All rights reserved.