Ini digunakan untuk mengatur tahun fiskal dan fungsi-fungsi yang terkait.
Pada AutoCount Accounting, proses tutup buku pada akhir tahun (Year End Closing) tidak harus dilakukan. User memiliki kebebasan untuk mengakses data pada tahun fiskal sebelum dan sesudahnya dengan mudah.
Fiscal Year Name: sistem secara otomatis akan memberi nama 'Fiscal Year <yyyy>' sesuai dengan tahun tanggal terakhir; Tetapi anda dapat mengubah nama standar ini dengan cara klik pada Edit Fiscal Year.
Start Date: tanggal awal dimulainya tahun fiskal (harus awal bulan).
End Date: tanggal akhir tahun fiskal (harus akhir bulan).
Current Year: tahun berjalan ditentukan ketika pembuatan account book. Tahun berjalan berpindah ke tahun berikutnya saat tutup buku akhir tahun (Year End Closing). Saldo awal yang berada pada sistem adalah saldo awal tahun berjalan (yang ada tanda centang pada kolom Current Year)
New Previous Fiscal Year: klik untuk menyorot tahun fiskal pada baris paling atas dan klik pada tombol ini untuk membuat tahun fiskal sebelumnya. Ini diperlukan untuk melihat laporan yang berkaitan dengan tahun fiskal sebelumnya.
Semua nilai akan otomatis terisi, anda dapat mengubah tanggal awal (Start Date), tetapi tanggal akhir (End Date) tidak dapat diubah (karena tanggal akhir berkaitan dengan tanggal awal di tahun fiskal berikutnya).
New Next Fiscal Year: klik untuk menyorot tahun fiskal pada baris paling bawah dan klik pada tombol ini untuk membuat tahun fiskal berikutnya. Ini diperlukan bila anda akan melakukan transaksi di tahun berikutnya tanpa melakukan proses tutup buku akhir tahun (Year End Closing).
Semua nilai akan otomatis terisi, anda dapat mengubah tanggal akhir(End Date), tetapi tanggal awal (Start Date) tidak dapat diubah (karena tanggal awal berkaitan dengan tanggal akhir di tahun fiskal sebelumnya).
Edit Fiscal Year: Ini digunakan untuk mengubah tanggal awal/tanggal akhir dan nama tahun fiskal. Anda dapat mengubah tanggal awal dan tanggal akhir bila baru hanya ada satu tahun fiskal dan belum ada transaksi di dalamnya. Anda dapat mengubah tanggal awal (Start Date) bila tidak ada data tahun fiskal sebelumnya. Anda dapat mengubah tanggal akhir (End Date) bila tidak ada data tahun fiskal berikutnya.
Manage Period Lock: anda dapat mengunci periode (bulan) dari suatu tahun fiskal supaya tidak ada lagi transaksi yang bisa ditambahkan pada periode tersebut.
Manage Exception: sorot pada periode yang telah dikunci, dan klik tombol ini untuk mengatur hak akses atau memberikan pengecualian pada user/user group tertentu agar tetap dapat menambahkan data pada periode yang telah dikunci.
Lock Opening Balance: untuk mengunci saldo awal agar tidak dapat dilakukan perubahan lagi. Jika dicentang, maka ketiga fungsi ini akan dinonaktifkan:
Can Direct Edit Debtor/Creditor Opening Balance
Reset Debtor/Creditor Opening Balance to Zero
Update Debtor/Creditor Opening Balance from Past A/R and A/P Transactions
Can Direct Edit Debtor/Creditor Opening Balance: bila ini dicentang, anda dapat langsung memasukkan saldo awal untuk debitur/kreditur (tanpa melalui entri dokumen A/R atau A/P).
Reset Debtor/Creditor Opening Balance to Zero: untuk mengembalikan nilai saldo awal debitur/kreditur menjadi nol
Update Debtor/Creditor Opening Balance from Past A/R and A/P Transactions: setelah melakukan entri dokumen A/R atau A/P, saldo awal akan diperbarui; klik tombol ini bila saldo awal belum diperbarui.
Update Last Month Year-To-Date Balance from A/R and A/P Transactions: sistem akan melakukan kalkulasi dari transaksi A/R dan A/P yang terkait dan memperbarui saldo Year-To-Date bulan sebelumnya. Fitur ini hanya digunakan bila Tanggal Awal Aktual (Actual Data Start Date) sesudah Tanggal Awal Fiskal (Fiscal Year Start Date), dan opsi Balance B/F in the last month of Year-To-Date Balance pada Tools > Options > General > Application Settings dicentang.
Catatan: hanya akun debitur yang akan diperbarui.
Actual Data Start Date: untuk menentukan tanggal awal yang mulai dipakai untuk memasukkan transaksi. Berikan perhatian khusus pada situasi di mana tanggal awal aktual (Actual Data Start Date) berbeda dengan tanggal awal tahun fiskal (Fiscal Year Start Date), dan tentukan bagaimana anda akan memperlakukan saldo awal. Lihat topik FAQ: How To Enter Opening Balance untuk penjelasan lebih rinci.
_____________________________________________________________
Berikan umpan balik mengenai topik ini ke AutoCount. peter@autocountSoft.com
© 2010 Auto Count Sdn Bhd - Peter Tan. All rights reserved.